یکی از برنامه هایی که در تمامی ادارات و سازمان ها و حتی شرکت های خصوصی کوچک، نیاز به آن حس می شود، برنامه یا نرم افزار حضور و غیاب وی می باشد. این برنامه ها با در اختیار گذاشتن امکانات متنوعی که در رابطه با حضور افراد و کارکنان در محل کار خود می دهند، می توانند مدیریت مجموعه و خصوصا محاسبه حقوق ماهیانه را به طرز قابل توجهی آسان نموده و به مدیران ارشد مجموعه یاری بخشند. در این مطلب قصد داریم در رابطه با انواع روش های حضور و غیاب و به طور خاص درباره نرم افزار حضور و غیاب مباحثی را عنوان کرده و به بررسی این برنامه ها بپردازیم.
اگر بخواهیم یک دسته بندی کلی در رابطه با انواع روش های حضور و غیاب داشته باشیم، روش های حضور و غیاب را می توان به دو دسته سنتی و مدرن تقسیم بندی نمود. در روش های سنتی که عموما با دفاتر عظیم حضور و غیاب و دفترهای شرح وقایع روزانه انجام می شد، کار به کندی انجام می شد و محاسبه میزان کارکرد و روزهای حضور کارکنان در محل کار دشوار می نمود. برای این منظور همیشه لازم بود شخصی اقدام به نوشتن وقایع و ثبت ورود و خروج کارکنان نماید. بدیهی است که در این روش ها همیشه اشتباهات انسانی نیز ممکن است رخ دهد.
اما در روش های مدرن و جدید حضور و غیاب و ثبت وقایع روزانه که عمدتا با دستگاه های مخصوص همین امر و نرم افزار حضور و غیاب رایانه ای انجام می شود، کار به مراتب راحت تر بوده و از سرعت بالای محاسبات و همچنین ثبت وقایع مربوط به ورود و خروج کارکنان برخوردار می باشد. در ادامه به توضیح این دو روش و مقایسه استفاده از نرم افزار حضور غیاب و استفاده از دستگاه خواهیم پرداخت.
دستگاه حضور و غیاب
در نسل های اولیه دستگاه های حضور و غیاب همواره باید از یک کارت مخصوص به این امر استفاده می شد و همین موضوع سبب بروز مشکلاتی نظیر به همراه نداشتن کارت، کشیدن کارت توسط افراد دیگر و در کل نکشیدن کارت پیش می آمد. اما رفته رفته دستگاه های حضور و غیاب پیشرفته تر شده و امروزه اکثرا از روش های بیومتریک نظیر اثر انگشت و یا شناسایی چهره و عنبیه چشم برای ثبت ورود و خروج کارکنان استفاده می نمایند.
نمونه ای از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
به هر حال و به هر طریقی که بخواهیم از دستگاه های حضور و غیاب استفاده نماییم، چه دستگاه های مدرن و چه دستگاه های قدیمی تر همیشه یک سری محدودیت ها وجود خواهد داشت. دستگاه های حضور و غیاب همیشه در مکان ثابتی قرار گرفته و از این رو توانایی جابجایی برای مشاغلی که عمدتا محل انجام آن در محیط بیرون از اداره می باشد، مشکل خواهد بود.
همچنین دستگاه های حضور و غیاب تنها توانایی آنها ثبت ورود و خروج کارمند و محاسبه ایام و ساعات حضور کارمند در محل کار می باشد و با توجه به برنامه ای که برای آن نوشته شده است قادر به محاسبه حقوق کلی نیز می باشد. اما برای شرح وقایع روزانه و اینکه کارکنان تا چه اندازه توانسته اند به وظایف خود در یک دوره معین عمل نمایند، امکانات خاصی را شامل نمی شود. اصولا دستگاه های حضور و غیاب برای اینچنین هدفی طراحی نشده است و نمی توانند بیشتر از آنچه که برای آن برنامه ریزی شده اند، عمل خاصی را انجام دهند.
نرم افزار حضور و غیاب
در مقابل دستگاه های حضور و غیاب که امکانات چندانی برای محاسبه میزان دقت عمل در کار و میزان انجام وظایف خواسته شده ندارند، نرم افزار حضور و غیاب با فراهم آوردن این امکانات توانسته این کاستی ها را کاهش دهد. نرم افزار حضور و غیاب با استفاده از الگوریتم های برنامه نویسی خاص و از همه مهمتر با توجه به این نکته که توانایی نصب روی هر بستری، چه سیستم عامل های رایانه ای و چه سیستم عامل های موبایلی را دارند، توانایی بسیار بیشتری را در محاسبه میزان کارکرد و حضور و غیاب کارکنان مجموعه دارند.
برنامه کارمندکنترل از جمله نرم افزارهای حضور و غیاب کارکنان
یک نرم افزار حضور و غیاب که از طراحی و امکانات خوبی برخوردار باشد، می تواند علاوه بر ثبت ساعات حضور و ورود و خروج کارکنان به محل کار، اطلاع دقیق از موقعیت لحظه به لحظه وی، توانایی ثبت تصاویر، ضبط صدای محیط، محاسبه میزان انجام وظایف محوله، ایجاد تایم مشخص برای انجام امور، محاسبه دقیق میزان اضافه کاری، محاسبه دقیق میزان حقوق با استفاده از الگوریتم های خاص و سایر امکانات را بدست دهد.
نرم افزار حضور و غیاب هم می تواند روی سیستم رایانه شرکت برای مدیریت روی نحوه انجام امور، و هم روی گوشی و موبایل در اختیار کارمند شرکت نصب گردد. نرم افزارهای موبایلی حضور و غیاب بیشتر برای مشاغلی که ایجاب می کنند کارمند در محیط بیرون از اداراه حضور داشته باشد، استفاده می شوند. به عنوان نمونه با استفاده از امکان ثبت حضور و غیاب بازاریابان می توان به بررسی دقیق نحوه انجام وظیفه بازاریابان و همچنین اطلاع دقیق از محل حضور وی و خارج نشدن از محدوده استحفاظی داشت.
نرم افزار حضور و غیاب کارمندان نیز که در محیط شرکت و اداری به انجام وظیفه می پردازند، معمولا با روشن شدن و لاگین شدن سیستم رایانه مربوطه شروع به کار کرده و به این ترتیب قادرند ساعات حضور فرد در محیط اداره را تشخیص دهند. این نرم افزارها می توانند با استفاده از امکانات بی شماری که در خود دارند، امر مدیریت کارکنان را برای مدیران ارشد و اشخاصی که در کارگزینی مشغول کار هستند را بسیار ساده تر نماید.
در پنل مدیریتی نرم افزارهای حضور و غیاب دست شما برای مدیریت بهتر بسیار بازتر خواهد بود